Databehandleraftale

Denne skabelon anvendes, når Globanord ApS som led i fulfillment eller andre ydelser behandler personoplysninger på vegne af en kunde. Den endelige aftale udfyldes og underskrives pr. kunde, og bilagene tilpasses den konkrete ydelse.

1. Parter

Den dataansvarlige: Kunden, som angivet i tilbud eller ordrebekræftelse.
Databehandleren: Globanord ApS, CVR 46534956, Overdrevsvejen 60, 4600 Køge.

2. Baggrund og formål

Aftalen fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, stk. 3. Aftalen har forrang for tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne om behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, herunder at der er et lovligt behandlingsgrundlag, og at de registrerede er informeret.

4. Instruks

Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, jf. bilag B, medmindre det kræves efter EU-ret eller dansk ret. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens opfattelse er i strid med databeskyttelsesreglerne.

5. Fortrolighed

Kun personer, der er autoriseret af databehandleren, og som har påtaget sig fortrolighed eller er underlagt lovbestemt tavshedspligt, har adgang til personoplysningerne, og kun i det omfang det er nødvendigt.

6. Behandlingssikkerhed

Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter GDPR artikel 32 under hensyn til risikoen for de registrerede, jf. bilag C.

7. Brug af underdatabehandlere

Databehandleren har generel forhåndsgodkendelse til at bruge underdatabehandlere. Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt om planlagte ændringer med mindst 30 dages varsel, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse. Databehandleren pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og forbliver ansvarlig over for den dataansvarlige for underdatabehandlerens opfyldelse. Aktuelle underdatabehandlere fremgår af bilag A og oplyses til kunden ved aftaleindgåelse.

8. Overførsel til tredjelande

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige og kun på et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår så vidt muligt den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede om udøvelse af deres rettigheder og med at overholde forpligtelserne i GDPR artikel 32–36, under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.

10. Brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og så vidt muligt senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud, så den dataansvarlige kan overholde sin anmeldelsespligt over for Datatilsynet.

11. Sletning og tilbagelevering

Ved ophør af ydelserne sletter eller tilbageleverer databehandleren efter den dataansvarliges valg alle personoplysninger, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver opbevaring.

12. Revision og inspektion

Databehandleren stiller alle oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af GDPR artikel 28, og giver mulighed for og bidrager til revision, herunder inspektion, foretaget af den dataansvarlige eller en revisor, der er bemyndiget af denne. Rimelige omkostninger ved revision afholdes af den dataansvarlige.

13. Ikrafttræden og ophør

Aftalen træder i kraft ved begge parters accept og gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Bilag A – Behandlingen

• Formål: lager, pakning og forsendelse af kundens ordrer (fulfillment).
• Kategorier af registrerede: den dataansvarliges slutkunder og modtagere af forsendelser.
• Typer af oplysninger: navn, leveringsadresse, e-mail og telefon til fragtadvisering samt ordreindhold.
• Varighed: så længe ydelsen leveres, og derefter indtil sletning efter punkt 11.
• Underdatabehandlere: fx fragt- og logistikpartnere samt it-systemer til ordrehåndtering. Den konkrete liste udleveres ved aftaleindgåelse.

Bilag B – Instruks

Personoplysningerne må alene bruges til at modtage, pakke og sende ordrer, advisere modtagere og håndtere returneringer efter aftale med den dataansvarlige.

Bilag C – Sikkerhed

• Adgang begrænset til medarbejdere og partnere, der har brug for den.
• Personlige logins og krypteret forbindelse til systemer.
• Løbende sletning af data, der ikke længere er nødvendige.
• Procedure for håndtering af sikkerhedsbrud.

Spørgsmål til aftalen kan sendes til globanord@gmail.com.